Gode dokumentationsrutiner giver orden og overblik. Chancen for at vigtig viden om borgeren, eller om et forløb eller udredning, som borgeren er i, går tabt, bliver betydelig mindre. Det er særlig vigtigt, når det drejer sig om langvarige og komplekse forløb, hvor der kan være mange forskellige kontakter i spil; både på tilbuddet og udefra, f.eks. skiftende myndighedspersoner, eksternt sundhedspersonale, dag- og undervisningstilbud osv.
En anden grund er, at hvis der ikke skrevet noget eller man ikke kan finde det, der er skrevet, så bliver borgerens ret til f.eks. aktindsigt og partshøring, temmelig illusorisk og så er der risiko for, at borgerens retssikkerhed kompromitteres. Det bliver nemlig svært for Ankestyrelsen eller Ombudsmanden at følge op på en klage fra borgeren, hvis der mangler viden og information, f.eks. om, hvad en myndighed har lagt til grund for en afgørelse.
Og udover dette, så er der et lille, men nok så vigtigt aber dabei. Når der er styr på dokumentationsrutinerne, så vejer journalnotater og anden dokumentation meget tungt i kontrolsager, ikke mindst der, hvor der er uenighed om forløb og faktiske forhold. Det kan være overordentlig vigtigt, ikke bare for borgeren, men også for medarbejderne på tilbuddet.
En planlagt og systematisk videns opsamling giver mindre skjult viden og bedre og vidensdeling. Vi får simpelthen både højere faglighed og lavere ressourceforbrug; i praksis er det mindre tid foran computerskærmen, færre uoverensstemmelser med kollegaerne og dermed også mere kvalitetstid sammen med borgerne.